Je moet dit niet persoonlijk opvatten….

“Je moet dit niet persoonlijk opvatten, maar ik wil het toch even gezegd hebben.”

Ik haal diep adem en wacht gespannen af. Want één ding weet ik zeker, wat er ook komt, het is zeker persoonlijk en ik ga het vast niet leuk vinden!

Feedback ontvangen is meestal niet leuk. Maar feedback dat op een verkeerde manier gebracht wordt, schiet het doel voorbij en kan zelfs relaties beschadigen.

Binnen teams is feedback vaak een heet hangijzer. Er wordt wel gesproken over 'we moeten elkaar meer aanspreken' en we spreken dit dan ook af om te doen. Maar in de praktijk komt er niet zo heel veel van terecht. Pas als de emmer van irritatie overloopt, dan komt het er ook allemaal in één keer uit. En dan is het te laat, emoties laaien op, er worden dingen gezegd die je niet meer kunt terugnemen. En een resultaat? Dat kun je wel vergeten, collega's zijn boos of verdrietig en trekken zich terug. En een volgende keer pas je wel op om feedback te geven.

Hoe komt dat nu dat je met de beste bedoelingen iemand ergens op wil wijzen en de ander het opvat als kritiek in plaats van goedbedoelde feedback?

Feedback of kritiek

Als je feedback geeft aan iemand dan vertel je de ander wat jou stoort of waar je last van hebt. Met de verwachting dat de ander hier over gaat na denken en hopelijk zijn gedrag gaat aanpassen. Je geeft geen oordeel, maar vertelt wel effect het gedrag van een ander op jou heeft. Je houdt het dus dichtbij jezelf. De keuze ligt bij de ander of hij hier iets mee gaat doen.

Bij kritiek geven komt de emotie om de hoek. Je wilt/eist dat er iets gaat veranderen. Kritiek is negatief gericht en op alles wat fout gaat en wat de ander moet doen om te zorgen dat het niet weer gebeurd. En kritiek komt heel vaak achter het zinnetje aan "Je moet dit niet persoonlijk opvatten....".

Richtlijnen voor succesvol feedback geven

Feedback geven doe je niet op elk moment en als je het spannend vindt, is het verstandig om dit goed voor te bereiden. Hierbij kun je de volgende richtlijnen volgen:

• Kies het moment en de tijd uit. Zorg dat de ander tijd heeft om naar je te luisteren en dat je even ongestoord kunt praten.
• Vraag of de ander open staat voor feedback en vraag toestemming voordat je feedback geeft.

Hanteer in je gesprek vervolgens de volgende 4 regels (4 G’s).

1. Vertel welk GEDRAG je ziet;
2. Geef aan welk GEVOLG dit gedrag op jou heeft;
3. Vervolgens wat voor GEVOEL dit bij jou oproept;
4. En welk GEWENSTE gedrag je graag zou willen zien.

Dus voorbeeld niet: ‘Jij gooit alle klussen zomaar op mijn bureau, ik wil dat je je eigen rotzooi opruimt.’ Maar:

1. ’Ik zie dat je de dossiers op mijn bureau legt om op te ruimen,
2. hierdoor moet ik overwerken om alles af te krijgen, want ik heb al genoeg liggen.’.
3. ‘Hierdoor heb ik het gevoel dat je mijn werk niet belangrijk vindt,
4. en ik zou graag willen dat je dossiers zelf in de kast opruimt.’.

Feedback geven aan iedereen?

In principe kun je aan iedereen feedback geven die iets doet wat invloed heeft op jou. Maar houdt er rekening mee dat niet iedereen in elke situatie bereid is om er iets mee te doen. Je kunt bijvoorbeeld feedback geven aan iemand die voorkruipt in de rij bij de kassa van de supermarkt. Maar de vraag is of diegene ook bereid is om er iets mee te doen en weer achteraan in de rij aansluit.

Dan ben ik niet meer aardig

Houd feedback geven vooral bij jezelf. Jij hebt er last van dat een ander iets doet of nalaat. Dit geef je ook vanuit jouw beleving terug aan een ander. Het is de verantwoordelijkheid van de ander hoe hij daar vervolgens mee omgaat.

Het kan voorkomen dat een ander jouw feedback niet zo begrijpt als dat jij het bedoeld hebt. Zorg daarom dat je vooral duidelijk bent. Wordt de ander boos op jou of vindt hij je niet meer zo aardig? Daar heb jij geen invloed meer op, dat ligt bij die ander. Je had ervoor kunnen kiezen om de feedback niet te geven, maar dan verandert er ook niets aan de situatie waar je in zit.

Waarom feedback geven?

Waarom zou jij nu moeten aangeven dat je last ondervindt van het gedrag van een ander. Hij snapt toch zelf wel dat wat hij doet effect heeft op jou? Natuurlijk is het mogelijk dat een ander dit weet, maar niet iedereen is zich op elk moment bewust van welke invloed zijn gedrag op een ander heeft. Soms staat iemand daar even niet bij stil. Dit kan tijdelijk zijn, bijvoorbeeld iemand heeft andere dingen aan zijn hoofd. Of het is een blinde vlek, iets wat hij oprecht niet in de gaten heeft. Wat het ook is, als jij het niet aangeeft verandert er zeker niets.

Feedback op de werkvloer

Teams en ook leidinggevenden kunnen worstelen met de vraag waarom mensen elkaar geen feedback geven. “Waarom spreken de mensen elkaar toch niet aan?”. Een werkomgeving waar dingen niet worden opgelost door dit bespreekbaar te maken, zorgt ervoor dat problemen sudderen tot het moment dat het ontploft.

In een goede, veilige en respectvolle werkomgeving spreken collega’s waardering naar elkaar uit en geven ze feedback op zaken die minder goed verlopen. En andersom werkt het ook door jezelf uit te spreken zowel in waardering als in verbeteringen creëer je een fijne werkomgeving. Maar wat als dat in jouw team nog niet gebruikelijk is? En iedereen dit wel heel erg spannend vindt? Dan kun je, onder begeleiding, als team beginnen te oefenen met de manier waarop je dit doet.

Hierbij kun je gebruik maken van de oefeningen van de feedbackkaarten.

Feedback kaarten deel 1

De feedbackkaarten deel 1  zijn uitermate geschikt om op een laagdrempelige en positieve manier feedback te (leren) vragen, geven en ontvangen. De team-feedbackkaarten geven inzicht in de manier waarop mensen hun eigen team zien en waar de sterke punten liggen.

Vragen uit deel 1 zijn bijvoorbeeld:

1. Welke karaktertrekken van mij vind je het leukst?
2. Stel dat het mogelijk zou zijn om elkaars talenten te kopen. Welk talent zou je dan van mij willen kopen?
3. Bedenk een positieve bijnaam voor mij en licht deze toe.

Het spel is niet alleen geschikt voor (feedback) trainingen en vergaderingen, maar ook goed bruikbaar op teamdagen en als start van teambuildingsdagen.

Bekijk de feedbackkaarten deel 1

Feedbackkaarten deel 2

De set deel 2 kan als vervolg worden gebruikt op deel 1. Als de sfeer in je team goed is en iedereen voelt zich veilig en gewaardeerd en geven elkaar positieve feedback, is het tijd voor een volgende stap: adviserende feedback.

Vragen uit deel 2 zijn bijvoorbeeld:

1. Welk stokpaardje van mij vind je soms vermoeiend? Wat zou je mij hierin willen adviseren?
2. Als volgende stap in mijn loopbaan zou ik graag….. Welk advies kun je mij geven om mijn doel te kunnen halen.
3. Wat zou je graag anders zien in mijn manier van werken?

Met dit spel kunnen teamleden en trainingsdeelnemers op een constructieve manier met elkaar in gesprek over aandachtsgebieden en ontwikkelpunten. Zo werken ze aan de beste versie van zichzelf.

Bekijk de feedbackkaarten deel 2